International Business Skills (Business English & Business Skills)

Los factores culturales influyen mucho en nuestras maneras de comunicarnos y recibir comunicación cuando trabajamos con personas de culturas y países diferentes.

Usamos mucho el ejemplo de Bill Murray de la película “Lost in Translation” para resaltar la importancia de desarrollar nuestras habilidades interculturales, que va mucho más allá que sólo aprender idiomas.

¿Qué falla en la comunicación entre Bill Murray y el director de cine? ¿Es sólo porque no hablan el mismo idioma?

Algunos factores a tomar en consideración: estas son generalizaciones que nos ayudan a entender que los filtros culturales de otros países y culturas, no son verdades absolutas.

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1. Las expectativas de la audiencia

Cómo cambian las expectativas de las audiencias de países diferentes. Algunas culturas quieren que una presentación sea entretenida, y para otras, como por ejemplo los países latinos, la retórica y la anécdota son más importantes. Alemanes, japoneses y finlandeses prefieren que una presentación se centre en los detalles e información técnica para que ellos saquen sus propias conclusiones. Mientras que otras culturas esperan que el presentador presente los beneficios y saque sus propias conclusiones para venderles o convencerles del valor de su propuesta o idea.

2. Estilos de Comunicación

Muchas culturas prefieren un estilo de comunicación personal, por lo que el presentador conecta mejor con su audiencia a través de anécdotas e historias personales para mostrar quién es y su sinceridad. A estas culturas, no les interesa una presentación súper elaborada con muchos gráficos y datos en PowerPoint. Otras culturas prefieren lo opuesto, un estilo de comunicación más neutral, es decir más impersonal.

3. Hábitos de escucha

Los hábitos de escucha de la audiencia varían mucho entre países. Todas las culturas buscan escuchar información útil, pero ¿que más es importante? Por ejemplo los saudís buscan escuchar las anécdotas, las historias personales y el toque personal. Los franceses buscan escuchar la lógica y los americanos buscan escuchar lo nuevo y el bottom line (la conclusión), es decir cómo se van a beneficiar.

4. Dar muchos o pocos detalles

Hay culturas de alto contexto y bajo contexto (La teoría de E.T. Hall). Para culturas de alto contexto el contexto les da muchas pistas sobre el significado de la comunicación y no requieren muchos detalles, por ejemplo muchas culturas del sur este de Asia. En cambio las culturas de bajo contexto cultural requieren muchos más detalles de forma explicita, clara y directa, por ejemplo los escandinavos y los alemanes.

5. Mostrar emoción

Puede ser que este factor resulte extraño, pero hay culturas más emocionales y culturas neutrales, es decir no tan emocionales. En las culturas más emocionales no está mal visto expresar emociones, usar palabras o expresiones exageradas, estar muy animado expresándote y usar muchos gestos de manos. Mientras en las culturas neutrales ocurre lo opuesto y está bien visto saber controlar bien las emociones en muchas situaciones.

6. Transiciones para que la audiencia te siga

La última pauta es una de las más importantes. Es muy importante usar y señalar el uso de transiciones para las audiencias internacionales. No todo el mundo va a tener el mismo nivel de idioma para seguir el ritmo del presentador. Las audiencias de otras culturas, fácilmente pueden perder el hilo conductor porque no sólo escuchan palabras para comprender, sino que también se fijan en el lenguaje corporal y la información en las diapositivas.

El uso de pausas y señales verbales son claves en las transiciones para que la audiencia sepa que vas a comenzar o terminar una idea. Incluso las pausas más largas después de una idea importante ayuda a las culturas a las que les gusta reflexionar sobre las ideas.

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Estamos en un mundo más globalizado que nunca en lo que los factores y filtros culturales juegan un papel fundamental en la comunicación entre las personas (la comunicación intercultural).

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Para comunicarte bien con personas de otras culturas en reuniones, visitas, negociaciones, presentaciones, conference calls, etc., hay que…

1. Desarrollar tu inteligencia intercultural y las habilidades interculturales – Tienes que entender la influencia de tu propia cultura a la hora de comunicarse con personas de otras culturas y al revés. Tenemos mucha práctica comunicándonos con personas de nuestra cultura. No es lo mismo hacer llegar tus ideas a un chino, un alemán o un brasileño.  Cualquier cultura tiene filtros culturales para dar y recibir comunicación.
2. Ser flexible – A la hora de comunicarte con personas de otras culturas hay que ser flexible. Esto no significa cambiar de forma radical tu personalidad pero sí tienes que adaptar tu estilo de comunicación a la cultura de la otra persona. Con Japoneses, Chinos y Koreanos del Sur tienes que saber manejar los momentos de silencio para que las personas tengan tiempo para reflexionar. Interrumpirte está muy mal visto y a veces la conversación es mucho más como un monólogo con cada uno tomando turnos que un diálogo.
3. Desarrollar un estilo de comunicación internacional – ¿Sabes hacer llegar tus ideas a la otra persona? Y en situaciones de negocios y sociales internacionales? ¿Sabes cómo personas de otras culturas captan tus mensajes claves?  ¿Sabes cómo tu lenguaje corporal (e.j. gestos de manos) está interpretado por personas de otras culturas?

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The Practice Office Group

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1.  INTRODUCE & GREET PEOPLE.
Many people never introduce themselves. Always greet everyone at the virtual meeting table and check name, job title, location and why they are on the call. If you intervene, identify yourself, e.g. ‘José-Maria speaking’ and if others don’t, don’t be afraid to ask. ‘Who is speaking, please?’ This is really important in helping you to identify other people´s voices and for you to get used to others people´s voices and vice-versa.

2.  MAKE A GOOD START.
If you are running the meeting, make sure that you define the topics, duration, people and maybe the outcomes you hope to reach.

3.   A CONFERENCE CALL ISN´T A FACE-TO-FACE MEETING.
A good conference call needs to be well structured with a meeting agenda, properly controlled and professionally led by someone (a meeting chair).

4.   TIME
Having a timer, a person who controls time, helps each agenda point to have a clear beginning and conclusion as well as an action point or follow-up.

5.   MEETING AGENDA
Before the conference call, participants and the meeting chair/leader need to check the agenda and the minutes of the last meeting to see what needs followup or is completed.

6.  MINUTES
This is a useful technique.  Most UK/US conference calls follow a structure of:
TOPIC
ACTION
BY WHOM?
BY WHEN?

7.  POSITIVE PRODUCTIVE MEETINGS
Positive meetings are more productive. Say what you AGREE with before saying what you DISAGREE with to have a positive productive meeting.

8.  USE THE MUTE
To avoid background noise, your breathing, coughing etc. distracting people use the mute when you´re not speaking.

9.  USEFUL INTERRUPTION PHRASES.
“Can I just come in here?” and “Can I add something quickly?” “I´d just like to add something” Just and quickly – tells everyone you will be brief. If someone interrupts you say ‘Just let me finish.’ or “Can I quickly finish”

10.  CSC, POLITE, FRIENDLY, CONCISE
CSC –  Be clear, simple and concise when you make your points or give opinions. .
POLITE – Be polite it works better than being aggressive.
FRIENDLY – Be friendly and approachable to create a good impression. Don’t be too intense or serious.
CONCISE – Be concise and don’t waste your and others´ time.

11. INTERCULTURAL FACTORS
Monochronic vs. Polychronic Cultures. People from monochronic cultures only feel comfortable doing one thing at a time and prefer the structure and logic of following meeting agendas. Polychronic cultures prefer to do several things at once and are less interested in a fixed structure or following an agenda.

One solution if you have many cultures participating in a conference call, is to ask people to propose meeting rules and then as a group agree on them before starting.

Read more about The Practice Office Group´s training courses.

Excelente post sobre la manera de trabajar de ingenieros en ámbitos internacionales hoy en día un seminario práctico por Javier Sanz-Blasco en la Universidad Europea de Madrid. Leer más abajo…

http://comunidad.uem.es/quiero-ser-ingeniero-de-telecomunicacion/2010/3/12/habilidades-comunicacion-los-jovenes-ingenieros

¿No sabes cómo terminar una llamada telefónica en inglés para quedar bien con un cliente o proveedor internacional?

¿Te cuesta terminar una llamada telefónica en inglés sin ser abrupto?

A veces una llamada telefónica en inglés nos pilla en el peor momento y la tenemos que atender porque es alguien de la oficina central, un cliente internacional o un proveedor internacional. El estrés que esta llamada nos provoca es nuestro peor enemigo.

Te ofrezco 4 frases claves para terminar bien la llamada y quedar bien con tu interlocutor.

1. – Pausa – “Sorry Mr.Chen, I can’t talk now, as I have an important meeting right now. Can I call you on Wednesday at 4:00pm?”

2. – Pausa – “I´m sorry Mr.Watson, I can’t talk now, because I have a client waiting for me. Can I call you on Thursday at 09:00am?”

3. – Pausa – “Sorry Ms.Shah, I can’t take your call now, because I have an urgent matter to attend to. Can I call you on Tuesday at 10:00am or 11:00am?”

4. – Pausa – “I´m sorry Ms. Sousa, I can’t take your call now, as I have a client lunch. Can I call you tomorrow at 5:00pm?”

• Primero, mantén la calma y busca la primera pausa para interrumpir.
• Segundo, pide disculpas. Utiliza Sorry XX o I´m sorry XX.
• Tercero, dile que no puedes atenderle ahora y explícale el motivo. Utiliza I can’t take your call now, because… o I can’t talk now, as…
• Cuarto, dale otro horario cuando le vas a atender. Utiliza Can I call you tomorrow at 5:00pm?”

Mándanos tus ejemplos por email a info@thepracticeoffice.com y te daremos feedback.

¿No sabes las diferencias entre cómo pedir disculpas en inglés por email o por teléfono?

¿Te cuesta utilizar las estructuras correctas o el registro correcto cuando contestas a una queja de un cliente en inglés?

En inglés se puede pedir disculpas de muchas maneras, pero hay diferencias sutiles de registro cuando contestas a una queja de un cliente en inglés por email o por teléfono.

Cuando contestas una queja por email, te aconsejo que uses un registro más formal y que seas siempre educado, claro y conciso.

Cuando contestas una queja por teléfono puedes ser un poco menos formal para transmitir una sensación de profesionalidad y cercanía al cliente. El buen trato siempre es bienvenido y en eso los españoles tienen una ventaja.

Por email

· We regret that your order has been delayed for 2 days, due to a logistics error.

Usamos regret that para pedir disculpas por algo que hemos hecho.

· We regret to inform you that your order has been delayed for 2 days, due to a logistics error.

Usamos regret to + infinitivo para pedir disculpas por algo que vamos a hacer o decir.

Para una situación más grave puedes añadir very much a ambos casos. Por ejemplo:

· We very much regret that your order…

· We very much regret to inform you that your order…

Por teléfono

· We apologise for the 2 day delay, it was due to a logistics error.

Usamos apologise + for para pedir disculpas por algo que hemos hecho.

· First of all, let me apologise for the delay, it was due to a logistics error.

Añadimos first of all, let me para enfatizar la importancia de tratar la disculpa primero.

· Please accept our apologies for the delay, it was due to a logistics error.

Usamos el sustantivo apologies para pedir disculpas por algo que hemos hecho.

Ojo no puedes añadir very much a apologise for o a apologies porque no se requieren.

Aquí he puesto un link a un video en lo que se explica cómo redactar un business email que lo recomendamos a todo nuestros clientes. http://www.youtube.com/watch?v=Kks0xvNXx9w&feature=fvsr

Mándanos ejemplos por email a info@thepracticeoffice.com y te daremos feedback.

The Practice Office

Una inmersión trabajando en inglés en España

www.thepracticeoffice.com

Business trips have advantages and disadvantages. On one side they enable us to manage face to face meetings with key clients and suppliers. However they rob us of time we could be spending with family and friends. As we usually still have work to complete when we get back from business trips.

One way of gaining time is to convert the dead time (waiting for planes or on planes) of a business trip into productive time.

Many of our clients who do a lot of business trips ask us for material to practice their Business English.  We recommend listening to the podcasts of Business English Pod www.businessenglishpod.com. Listen to Business English being used by 2-3 people in real international business situations, such as teleconferences, negotiations, meetings, presentations and interviews. It´s divided into sections of Business Skills and intermediate and advanced levels.

You can download the mp3 files and listen for free, but you pay for the transcripts. It´s great practice. Try the free trial before buying.

The Practice Office. Una inmersión trabajando en Inglés en España. www.thepracticeoffice.com

Imagine the scenario, you have just come back from an international trade fair or event and you want to set up a meeting with a new contact you made there.

Here is a business script to help you: For more business scripts go to this section of our website: www.thepracticeoffice.com/The_Practice_Office/Herramientas.html

Assistant: “Hello this is Priya Arya´s (Indian woman) office. This is Renu how can i help you?”

YOU: “Good morning Renu. My name is (YOU). I met Ms.Arya at XYZ trade fair last week. She asked me to call to set up a meeting. Could you put me through to her?”

Contact: “Hi this Priya Arya. May i help you?”

YOU: “Hello Ms.Arya. This is (YOU). We met at XYZ trade fair last week. As we discussed i said i would call to set up a meeting with you. Do you have a few minutes to talk now?”

3 SITUATIONS

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Contact: “No. I´m busy”.

YOU: “Ok. When would be the best time to call you?”

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Contact: “Yes”

YOU: “Good. As you recall, I´m with (COMPANY) we work with companies from the (CONTACT¨S SECTOR). We solve (MAIN CLIENT PROBLEM) by (SOLUTION). When would be the best time to meet for you?”

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Contact: “I´m not sure”

YOU: (Ask 2-3 questions about typical problems your clients have. If they answer yes continue below)

YOU: “As you may recall, I´m with (COMPANY) we work with companies from the (CONTACT¨S SECTOR). We solve (MAIN CLIENT PROBLEM) by (SOLUTION). When would be the best time to meet for you?”

For more business scripts go to http://www.thepracticeoffice.com/The_Practice_Office/Herramientas.html

So you have just come back from an international trade fair / event and you want to set up some meetings. What do you say? Here is script to help you in 3 situations.

Situation 1

Receptionist: Hello Ms.Diwani´s office. This is Isha how can I help you?

You: Good morning Isha. I recently met Ms.Diwani at (event) and she asked me to give her a call. Is she there?

Receptionist: I´ll put you through.

You: Hello is that Ms.Diwani. Hi this is (your name). We met recently at (event). You suggested i call you to talk about (their main problem). Do you have a few minutes to talk now?

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Situation 2

Receptionist: Hello Ms.Diwani´s office. This is Isha how can I help you?

You: Good morning Isha. I recently met Ms.Diwani at (event) and she asked me to give her a call. Is she there?

Receptionist: No she´s in a meeting.

You: When would be the best time to speak to Ms.Diwani?

Receptionist: I´d suggest calling at 0930am tomorrow.

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Situation 3

Receptionist: Hello Ms.Diwani´s office. This is Isha how can I help you?

You: Good morning Isha. I recently met Ms.Diwani at (event) and she asked me to give her a call. Is she there?

Receptionist: I´m not sure. What is it referring to?

You: Ms.Diwani. told me about (their main problem) and we talked about how our we solved this problem for (important client). She suggested meeting to discuss (their main problem) in more detail. Does Ms.Diwani have a few minutes to quickly talk now?

Is videoconferencing that different to normal meetings? Well the answer is yes and no. Over 500 managers from different multinationals were asked to give their best tips.

1. Take notes: Take notes during the meeting enables you to contribute better at the appropriate time. Especially when the meeting is conducted in English.
2. Use your voice: Vary your voice( volume, tone, speed) helps to make you more interesting to listen to. Monotonous voices are the quickest way to make other participants switch off (stop listening).
3. Visual aids: Images and pictures communicate key messages quicker and are retained for longer…so use them!!  Use internet tools like “slideshare” or email your presentation before the meeting. Nothing is worse than seeing PowerPoint full of text with no visuals, graphs, images or pictures.
4. Know when to finish: Who has time to waste at work? Nobody, so respect people´s time and keep to time limits. Participants should always ask the question if a point should be discussed now or in a later meeting. 
5. Summarise: At the end of the meeting, the meeting moderator summarises key points and concludes. This helps us to feel we used time well and what we all need to do next.