International Business Skills (Business English & Business Skills)

Imagine you have a business trip to China and you need to give a presentation to a client or supplier and Chinese Government officials using an interpreter.

How do you work effectively with the interpreter to guarantee your presentation is a success?

1. Write your presentation: You need to write your presentation to be able to practice it with the interpreter before you give it.
2. Read your presentation aloud: Read through your presentation with the interpreter to test how it sounds and to ask if it is clear in the other language. This requires practice and reading line by line and asking the interpreter how it sounds in their language and observing their body language when speaking your words.
3. Check for accuracy: Ask the interpreter to explain difficult words or phrases in their own words in your language. If they don’t understand them in your language they’ll interpret them badly in their own language.
4. Avoid slang and country specific idioms: Some idioms and expressions have an equivalent in another language and others are very country specific. Also the use of jargon, buzz words and hot words can sound strange to an audience if not everyone is an expert in your field.
5. Pauses: Speaking and working with an interpreter requires practice to know when and how often to pause. As well as learning to pause for maximum impact to emphasise key points. It also it allows time for your audience to reflect and absorb your key points.
6. Practice on stage: It takes a little bit of practice to learn to not get distracted by the interpreter, so practice together on stage or try to recreate the place where you will be speaking.
7. Appreciation: After finishing it’s appropriate to acknowledge your interpreter and show appreciation of their work (in public or in private – your choice and depends on the culture of the country)

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¿Sabes cuál es el país donde los profesionales usan más diapositivas en sus presentaciones?

¿Sabes cuál es el sexo que usa más diapositivas en sus presentaciones?

Interesante presentación de SlideShare “The World of Presentations in 2011” sobre las tendencias mundiales de 2011 en el uso de presentaciones por culturas y sexo (en inglés).

http://www.slideshare.net/rashmi/slideshare-zeitgeist-2011

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Leer más sobre nuestros cursos de Habilidades Interculturales para los Negocios de The Practice Office Group.

Leer una entrada de blog sobre Working with the Japanese

Los factores culturales influyen mucho en nuestras maneras de comunicarnos y recibir comunicación cuando trabajamos con personas de culturas y países diferentes.

Usamos mucho el ejemplo de Bill Murray de la película “Lost in Translation” para resaltar la importancia de desarrollar nuestras habilidades interculturales, que va mucho más allá que sólo aprender idiomas.

¿Qué falla en la comunicación entre Bill Murray y el director de cine? ¿Es sólo porque no hablan el mismo idioma?

Algunos factores a tomar en consideración: estas son generalizaciones que nos ayudan a entender que los filtros culturales de otros países y culturas, no son verdades absolutas.

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1. Las expectativas de la audiencia

Cómo cambian las expectativas de las audiencias de países diferentes. Algunas culturas quieren que una presentación sea entretenida, y para otras, como por ejemplo los países latinos, la retórica y la anécdota son más importantes. Alemanes, japoneses y finlandeses prefieren que una presentación se centre en los detalles e información técnica para que ellos saquen sus propias conclusiones. Mientras que otras culturas esperan que el presentador presente los beneficios y saque sus propias conclusiones para venderles o convencerles del valor de su propuesta o idea.

2. Estilos de Comunicación

Muchas culturas prefieren un estilo de comunicación personal, por lo que el presentador conecta mejor con su audiencia a través de anécdotas e historias personales para mostrar quién es y su sinceridad. A estas culturas, no les interesa una presentación súper elaborada con muchos gráficos y datos en PowerPoint. Otras culturas prefieren lo opuesto, un estilo de comunicación más neutral, es decir más impersonal.

3. Hábitos de escucha

Los hábitos de escucha de la audiencia varían mucho entre países. Todas las culturas buscan escuchar información útil, pero ¿que más es importante? Por ejemplo los saudís buscan escuchar las anécdotas, las historias personales y el toque personal. Los franceses buscan escuchar la lógica y los americanos buscan escuchar lo nuevo y el bottom line (la conclusión), es decir cómo se van a beneficiar.

4. Dar muchos o pocos detalles

Hay culturas de alto contexto y bajo contexto (La teoría de E.T. Hall). Para culturas de alto contexto el contexto les da muchas pistas sobre el significado de la comunicación y no requieren muchos detalles, por ejemplo muchas culturas del sur este de Asia. En cambio las culturas de bajo contexto cultural requieren muchos más detalles de forma explicita, clara y directa, por ejemplo los escandinavos y los alemanes.

5. Mostrar emoción

Puede ser que este factor resulte extraño, pero hay culturas más emocionales y culturas neutrales, es decir no tan emocionales. En las culturas más emocionales no está mal visto expresar emociones, usar palabras o expresiones exageradas, estar muy animado expresándote y usar muchos gestos de manos. Mientras en las culturas neutrales ocurre lo opuesto y está bien visto saber controlar bien las emociones en muchas situaciones.

6. Transiciones para que la audiencia te siga

La última pauta es una de las más importantes. Es muy importante usar y señalar el uso de transiciones para las audiencias internacionales. No todo el mundo va a tener el mismo nivel de idioma para seguir el ritmo del presentador. Las audiencias de otras culturas, fácilmente pueden perder el hilo conductor porque no sólo escuchan palabras para comprender, sino que también se fijan en el lenguaje corporal y la información en las diapositivas.

El uso de pausas y señales verbales son claves en las transiciones para que la audiencia sepa que vas a comenzar o terminar una idea. Incluso las pausas más largas después de una idea importante ayuda a las culturas a las que les gusta reflexionar sobre las ideas.

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Estamos en un mundo más globalizado que nunca en lo que los factores y filtros culturales juegan un papel fundamental en la comunicación entre las personas (la comunicación intercultural).

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¿En qué vas a invertir tu tiempo? ¿En aprender la gramática perfecta o poner en valor en tus habilidades de comunicación en inglés con no nativos?

El crecimiento y la importancia de los países emergentes te van a hacer reflexionar mucho sobre tu respuesta.

Muchas personas siguen pensando que el objetivo de sus clases de inglés es hablar bien el inglés y saber mucha gramática. Las mismas personas que por ejemplo nunca practican reuniones, presentaciones y negociaciones en inglés. Y piensan que con estas clases es más que suficiente para rendir bien en sus puestos de trabajo en entornos internacionales y en un mundo donde ya no domina Estados Unidos.

Como se puede ver en el gráfico sólo el 17% de las personas que usan el inglés en sus puestos de trabajo son nativos. La gran mayoría de ellos no son nativos y viven en países emergentes como la India y China. Y en general para trabajar en puestos de trabajos con un enfoque más internacional, su nivel de inglés es entre intermedio e intermedio-alto. Para ellos el uso del inglés es un medio de comunicación para trabajar y para hacer negocios con personas de otros países y culturas.

Es un medio de comunicación para hacer reuniones, presentaciones, negociaciones, eventos de networking, llamadas telefónicas, redacción empresarial, emails, teleconferencing, videoconferencing etc.

A la hora de trabajar lo que ellos valoran mucho más es la buena comunicación y tu capacidad de poner en valor tus habilidades de comunicación en inglés y no tanto la gramática perfecta en inglés.

Para poner en valor tus habilidades de comunicación en inglés requiere otro enfoque que ponga en práctica…

1. tus habilidades de comunicación y de habilidades directivas en inglés, tales como reuniones, presentaciones, negociaciones, eventos de networking, llamadas telefónicas, redacción empresarial, emails, teleconferencing, videoconferencing etc.
2. tu comunicación intercultural y inteligencia cultural, es decir entender las normas culturales que gobiernan cómo las personas se comunican entre ellos en otros países y culturas.
3. el punto 1) y el punto 2) con consultores-formadores experimentados en habilidades de comunicación en inglés, habilidades directivas en inglés, comunicación intercultural e inglés profesional.

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The Practice Office Group ofrece una formación completa para internacionalizar a los profesionales y directivos de su empresa.

Los factores culturales influyen mucho en nuestras maneras de comunicarnos y recibir comunicación cuando trabajamos con personas de culturas y países diferentes.

Usamos mucho el ejemplo de Bill Murray de la película “Lost in Translation” para resaltar la importancia de desarrollar nuestras habilidades interculturales (gestión intercultural, comunicación intercultural, inteligencia cultural), que va mucho más allá que sólo aprender idiomas.

¿Qué falla en la comunicación entre Bill Murray y el director de cine? ¿Es sólo porque no hablan el mismo idioma?

Algunos factores a tomar en consideración: estas son generalizaciones que nos ayudan a entender que los filtros culturales de otros países y culturas, no son verdades absolutas.

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1. Las expectativas de la audiencia

Cómo cambian las expectativas de las audiencias de países diferentes. Algunas culturas quieren que una presentación sea entretenida, y para otras, como por ejemplo los países latinos, la retórica y la anécdota son más importantes. Alemanes, japoneses y finlandeses prefieren que una presentación se centre en los detalles e información técnica para que ellos saquen sus propias conclusiones. Mientras que otras culturas esperan que el presentador presente los beneficios y saque sus propias conclusiones para venderles o convencerles del valor de su propuesta o idea.

2. Estilos de Comunicación

Muchas culturas prefieren un estilo de comunicación personal, por lo que el presentador conecta mejor con su audiencia a través de anécdotas e historias personales para mostrar quién es y su sinceridad. A estas culturas, no les interesa una presentación súper elaborada con muchos gráficos y datos en PowerPoint. Otras culturas prefieren lo opuesto, un estilo de comunicación más neutral, es decir más impersonal.

3. Hábitos de escucha

Los hábitos de escucha de la audiencia varían mucho entre países. Todas las culturas buscan escuchar información útil, pero ¿que más es importante? Por ejemplo los saudís buscan escuchar las anécdotas, las historias personales y el toque personal. Los franceses buscan escuchar la lógica y los americanos buscan escuchar lo nuevo y el bottom line (la conclusión), es decir cómo se van a beneficiar.

4. Dar muchos o pocos detalles

Hay culturas de alto contexto y bajo contexto (La teoría de E.T. Hall). Para culturas de alto contexto el contexto les da muchas pistas sobre el significado de la comunicación y no requieren muchos detalles, por ejemplo muchas culturas del sur este de Asia. En cambio las culturas de bajo contexto cultural requieren muchos más detalles de forma explicita, clara y directa, por ejemplo los escandinavos y los alemanes.

5. Mostrar emoción

Puede ser que este factor resulte extraño, pero hay culturas más emocionales y culturas neutrales, es decir no tan emocionales. En las culturas más emocionales no está mal visto expresar emociones, usar palabras o expresiones exageradas, estar muy animado expresándote y usar muchos gestos de manos. Mientras en las culturas neutrales ocurre lo opuesto y está bien visto saber controlar bien las emociones en muchas situaciones.

6. Transiciones para que la audiencia te siga

La última pauta es una de las más importantes. Es muy importante usar y señalar el uso de transiciones para las audiencias internacionales. No todo el mundo va a tener el mismo nivel de idioma para seguir el ritmo del presentador. Las audiencias de otras culturas, fácilmente pueden perder el hilo conductor porque no sólo escuchan palabras para comprender, sino que también se fijan en el lenguaje corporal y la información en las diapositivas.

El uso de pausas y señales verbales son claves en las transiciones para que la audiencia sepa que vas a comenzar o terminar una idea. Incluso las pausas más largas después de una idea importante ayuda a las culturas a las que les gusta reflexionar sobre las ideas.

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Estamos en un mundo más interconectado y globalizado en el que los factores y filtros culturales juegan un papel fundamental en la comunicación entre las personas.

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Para comunicarte bien con personas de otras culturas en reuniones, visitas, negociaciones, presentaciones, conference calls, etc., hay que…

1. Desarrollar tu inteligencia intercultural y las habilidades interculturales – Tienes que entender la influencia de tu propia cultura a la hora de comunicarse con personas de otras culturas y al revés. Tenemos mucha práctica comunicándonos con personas de nuestra cultura. No es lo mismo hacer llegar tus ideas a un chino, un alemán o un brasileño.  Cualquier cultura tiene filtros culturales para dar y recibir comunicación.
2. Ser flexible – A la hora de comunicarte con personas de otras culturas hay que ser flexible. Esto no significa cambiar de forma radical tu personalidad pero sí tienes que adaptar tu estilo de comunicación a la cultura de la otra persona. Con Japoneses, Chinos y Koreanos del Sur tienes que saber manejar los momentos de silencio para que las personas tengan tiempo para reflexionar. Interrumpirte está muy mal visto y a veces la conversación es mucho más como un monólogo con cada uno tomando turnos que un diálogo.
3. Desarrollar un estilo de comunicación internacional – ¿Sabes hacer llegar tus ideas a la otra persona? Y en situaciones de negocios y sociales internacionales? ¿Sabes cómo personas de otras culturas captan tus mensajes claves?  ¿Sabes cómo tu lenguaje corporal (e.j. gestos de manos) está interpretado por personas de otras culturas?

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The Practice Office Group

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Why are international presentations different?

Because cultural factors influence the way we communicate, receive communication and interpret communication when working with people from different cultures.

Here are three areas to take into consideration:

1. Audience expectations

What are the key areas of difference between audience expectations?

Some audiences think it is important for a presentation be entertaining and show flair. So rhetoric and anecdote are very important. Latin countries tend to value this.

Other countries demand detail and lots of technical information, such as Germany, Japan and Finland.

Other countries insist on presentation features and benefits so they can make up their own mind, such as the UK.

Other countries want a clear statement of what the presentation can do for them, such as the US and India.

2. Presentation Styles vary between countries

Time

In the US, presentations are short, around 15 to 30 minutes, which is not surprising because “time” is very important to Americans.

Western Europe is a little bit longer with both the UK and Germans being used to listening to presentations of 30 to 60 minutes.

Best to ask colleagues or people from that country/culture or to research what is the norm.

Questions

Is it acceptable to interrupt a presentation to ask questions? Or should we leave time at the end of our presentations for questions? Depends.

In some countries you can interrupt a presentation to ask questions, particularly to clarify information, as in Germany because it is seen as a sign of interest not rudeness.

While in other countries questions may be asked at the end, so it’s important to plan and tell the audience they’ll be time at the end for questions.

In South East Asia, questions are often not asked at all, as it is seen as impolite! So you need to leave time at the end for people to approach you individually and ask you personally.

Style

Dynamic, traditional or personal presentation style?

In many countries without using a personal communication style you won’t connect with your audience. The audience is not interested in an impressive Powerpoint presentation; they want to feel your personal sincerity and you need to tell stories and show the kind of person you are to really connect with the audience.

In other countries a traditional formal style is acceptable with the presenter standing behind a lectern and reading the presentation.

While a dynamic style involves moving around, interacting with the audience and entertaining them, a popular style in the US.

3. Signalling it, Saying it and Summarising it

If you and your audience are not native English speakers, it´s easy for an audience to get lost and stop paying attention to you. How can we stop this happening?

It’s important that you tell your audience:

- what key points/ideas you’re going to say

- when you’re saying key points/ideas

- when you’ve finished saying key points/ideas

It may sound repetitive, but your audience will be grateful for helping them follow your presentation.

Signalling it

“I´m going to talk about three areas…”

“My first point will be…. “

Saying it

“XXX is my first point

At the end you say “That was my first point.”

Summarising it

“To summarise , I have made three points about presentations”

“ To resume, my three key points were…”

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Source: The Practice Office Group and Barry Tomalin

There are hundreds of web pages and sources about the elevator pitch. But when you don´t have time you need an expert to guide you and help you practice.

One of the most useful and practical “Elevator Pitch Models” that we´ve found and we use as part of our “Elevator Pitch” training program for Spanish Internet Entreprenuers wanting to pitch to European Investors in London and Berlin and to American Investors in Silicon Valley is K.Stone´s model.

Essential Elements of a Powerful Elevator Pitch

1. Concise. Your pitch should take no longer than 30-60 seconds.
2. Clear. Use language that everyone understands. Don’t use fancy words thinking it will make you sound smarter. Your listener won’t understand you and you’ll have lost your opportunity to hook them.
3. Powerful. Use words that are powerful and strong. Deliver the “Sis-Boom-Bang” to grab their attention!
4. Visual. Use words that create a visual image in your listeners mind. This will make your message memorable.
5. Tell a Story. A short story, that is. A good story is essentially this: someone with a problem either finds a solution or faces tragedy. Either type of story can be used to illuminate what you do.
6. Targeted. A great elevator pitch is aimed for a specific audience. If you have target audiences that are vastly different, you might want to have a unique pitch for each.
7. Goal Oriented. A kick-ass elevator pitch is designed with a specific outcome in mind. What is your desired outcome? You may have different pitches depending on different objectives. For instance do you want to: make a sale, gain a prospect, enlist support for an idea, or earn a referral.
8. Has a Hook. This is the element that literally snags your listener’s interest and makes them want to know more. This is the phrase or words that strike a chord in your listener.
9. Intercultural differences. The Americans want you to entertain them (tell a story), to get to the point and to be passionate and enthusiastic when you speak. While German investors in Berlin will appreciate a more structured approach with specific facts and figures. While in London in the UK, the British prefer the American approach.
10. Remember to practice, ask for feedback, practice and ask for feedback! We suggest recording yourself using your webcam and to ask for specific feedback (you choose the criteria) from colleagues, friends and a trainer if you have one.

Read more about our The Practice Office´s courses Habilidades Comerciales en Inglés.

Once pasos a seguir para hacer presentaciones internacionales para que triunfes y no sufras.

1. ¿Cuál es tu objetivo? – debes tener solo un objetivo por ejemplo, informar, persuadir, etc..
2. La parte intercultural – Busca información online o pregunta compañeros, o clientes o proveedores sobre cómo son las presentaciones en un país determinado. ¿Cuáles son las expectativas de las audiencias de este país? ¿Cuáles son las expectativas de las audiencias de este sector en este país?
3. Organiza tu discurso – lo más fácil para ti u tu audiencia es organizarlo en tres partes.
4. Un mensaje clave – debes tener un mensaje clave sobre todo, por ejemplo “La venta consultativa es el camino para poner el cliente siempre primero”.
5.  Un buen comienzo y un buen fin – muchos estudios e informes han demostrado que una audiencia capta y recuerda solo entre 5-7% del contenido de tu presentación.
6. Conecta las ideas – si no eres capaz de conectar tus ideas de forma clara, concisa y sencilla no esperas que la audiencia haga tu trabajo.
7. Ayudas visuales – una imagen vale mil palabras.
8. Cuentacuentos – fíjate cómo los Cuentacuentos usan su voz para captar la atención de su audiencia y comunicar los mensajes claves. Hay mil ejemplos en Youtube para ver.
9. Sé un experto – las formas son importantes pero sin el dominio del contenido simplemente no te van a escuchar más de 2 minutos.
10. Usa la lógica y la emoción para convencer –  el celebro humano está divido en dos entre la lógica y la emoción, por eso tiene mucha más eficacia si diriges tus mensajes y argumentos a los dos partes.
11. La práctica hace al maestro – la manera más rápida para ganar confianza y efectividad. Usa tu webcam o un amigo, quien sea solo te aconsejas que los pidas feedback según el criterio escrito arriba y/o tu propio criterio.

Cuando se trata de presentar en un escenario global, la inteligencia cultural importa. Si te tomas el tiempo para personalizar el contenido y tu enfoque a la cultura de la audiencia vas a presentar con más impacto, efectividad y éxito ante audiencias internacionales.

Conocer las expectativas que las personas de otras culturas tienen sobre comunicación, relaciones, conflicto y otros aspectos de la gestión empresarial, y sabe cómo utilizar este conocimiento para ajustar el contenido y el enfoque de su presentación para amoldarse a su audiencia son las claves para triunfar.

Las claves para hacer una presentación internacional:

1. Enfoca la información a la cultura de la audiencia: Utiliza ejemplos, casos de estudio y escenarios que sean relevantes a la región geográfica y cultura de tu audiencia. Compartir un caso de éxito de una empresa española puede no ser relevante o creíble para una audiencia china. Encuentra un ejemplo local que te permita hacer comprender tu punto.
2. Modifica tu comunicación no verbal: Algunas culturas son muy animadas y aprecian los gestos y los movimientos de las manos y una presentación enérgica, mientras que otras esperan que el presentador permanezca en calma. Por ejemplo, algunas culturas como la estadounidense, la alemana y la austríaca consideran al contacto visual prolongado y directo cómo un signo de sinceridad y confianza. Otras, incluida la japonesa y la latina, pueden considerarlo agresiva o invasiva del espacio personal.
3. Haz pausas, para tu audiencia y para ti mismo: Cuando hables con personas de diferente lengua nativa, es importante hacer pausas para darles tiempo de absorber (y posiblemente traducir) lo que has dicho. Hacer pausas también te da tiempo para pensar lo que quieres decir, seleccionar las palabras correctas y pronunciarlas claramente.
4. Utiliza metáforas, analogías y temáticas específicas a la cultura: Si quieres utilizar una analogía de deportes en India; cricket es más relevante que fútbol. Cuando tienes un mezcla de culturas en tu audiencia, piensa en temas más generales que todos puedan relacionar.
5. Provee el contenido de la presentación a la audiencia por adelantado: Esto les ofrece tiempo de revisar el contenido antes de la presentación, lo cual es importante cuando necesitan comprender conceptos complejos o información detallada.
6. Ajusta tu estilo de interacción con la audiencia: Las audiencias participan de manera diferente dependiendo de la cultura. Algunas se involucran mucho, participan en los ejercicios y bombardean con preguntas, mientras que otras son más reservadas. Proporciona alternativas para el diálogo y el feedback, ya que hablar frente al público puede no encajar con todas las culturas. No te sorprenda si algunas audiencias de países asiáticos no te pregunta nada y las personas prefieren acercarte después para preguntarte algo.
7. Conéctate con tu audiencia antes y después de la presentación: En varias culturas, mucho de la discusión y la toma de decisiones ocurre fuera de la presentación formal. Por lo tanto, asigna algo de tiempo luego de la presentación para responder preguntas en forma privada.

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