International Business Skills (Business English & Business Skills)

Knowing when to socialise and when to start talking about business varies between countries and cultures.

The impact of socialising on business negotiations can be quite significant in some cultures. In many cultures, the first step of finding the right time or place to socialise can be an issue if you are not familiar with the culture.

In some cultures, for example, you are expected to spend some time outside of work socialising in order to build trust while in other cultures you only build relationships with your counterparts in the professional environment.

For instance, when doing business in Costa Rica or working with Saudi Arabians, you will often find that your counterparts do not make a clear distinction between their professional and personal relationships.

Conversations vary from business to personal and you could receive an invitation from a colleague to attend a family event, which you should kindly accept or risk offending them.

On the contrary, when doing business in Germany or Holland you might find that your counterparts prefer to keep their private life separate from their professional life. Conversation is rarely about any personal issues and most people will go home and not socialise at the end of the day.

Even though your Dutch counterparts might restrict the relationship to the professional environment, they will still appreciate getting to know you a little by using small talk before they start any business negotiation or meeting.

When doing business in China or working with the Chinese, you will often be expected to spend time outside of work socialising with your Chinese counterparts to build trust and a relationship before discussing business. This is particularly true if you are doing business in China as they will want to show you an immense amount of hospitality as their guest. When you eat in a restaurant remember to always leave some food on your plate to show your Chinese host that you’ve eaten well and their hospitality was good.

Generally people from the US, UK and Northern Europe prefer to clearly separate their private lives from their professional lives. They use small talk before a start of a meeting and negotiation to create a comfortable atmosphere and to get to know the other person. At the end of the working day their work has finished and so they don’t feel obliged to socialise with clients, suppliers or work colleagues.

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Read about our Intercultural Skills for Business courses and our Training and Consultancy company, The Practice Office Group.

Read the blog post about working with the Japanese

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Here are some useful tips we´d like to share from a professional who has worked for many years with German speaking and English speaking cultures.

“I can only speak from my experience with English- vs. German-speaking
cultures.

For example, if I write an email to somebody in the US or another English
speaking country, I will address the person and add a sentence of small talk
(how are you and the family, how is the weather etc.). However, if I send a
business email to somebody in a German speaking country, this would be
considered inappropriate and by some even as rude. Private comments or
questions do not belong in business conversation (verbal or written) unless
you know the person very well.

In German speaking countries it is very important to greet the person by
name at the beginning of the email and have a salutation and your name or
signature at the end.

The way you word your email is done the same way you would speak to the
person you are writing to. So if you are formal with the person in a
conversation you would write your email just as formal. If you send an email
to a group, you would always write the email as formal as you would talk to
the person you know the least of the group.

In German speaking regions it is quite common to get right to the point,
which some expats from the US/UK view as rude or harsh.

However, the way we use small talk (even in emails) in the U.S .is viewed as a
waste of time or fishing for private information. This is something a German
speaking coworker would not appreciate”.

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Read our blog post about Write Effective Emails

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Do people read your emails and respond?
Do people read your emails and act on them or do something?
Do people think your emails are professional and effective?

Here are some quick points to help you write effective emails.

1. Subject Lines are Headlines (1 to 5 words)
2. Make One Key Point per Email (focus on one email objective)
3. Specify the Response You Want (email objective: do you want information, do you want to persuade, etc)
4. Use End of Message Headlines (repeat at end of email)
5. Internal Emails shouldn’t be too Informal (they can be easily forwarded)
6. Short Sentences (less than 15 words) and Short Paragraphs (5 lines maximum)
7. CSC – Check that sentences are CSC (clear, simple and concise)
8. Culture – Direct or Indirect Communication (Some cultures favour direct communication and speed while other cultures perceive that to be rude and prefer a more indirect style)
9. Culture – Task Orientated or Relationship Orientated (Some cultures focus on building relationships between people first before they can work effectively together – Relationship Orientated. While other cultures put more emphasis on the task than the relationship – Task Orientated)

Read our blog post about How to write effective emails when working with German Speakers

See our Communication Skills courses.  Read more about The Practice Office Group.

Para negociar con personas de otros países y culturas tenemos que comprender las características de nuestra cultura y las de otras culturas.

Dos estudios, el Proyecto INES y el Informe Proyecto Marca España, mostraron que las características de los negociadores españoles son: confianza, improvisación, jerarquía, personalización, el factor tiempo, la flexibilidad y la intuición.

1. La confianza. Se ha de generar un clima de confianza con el interlocutor. Las negociaciones con españoles se desarrollan más emocionalmente que objetivamente. Se da preferencia al acuerdo oral, mientras que los acuerdos escritos no tienen el mismo carácter obligatorio.
2. La improvisación. La forma de negociar se caracteriza por una aparente falta de preparación de la negociación y de planificación de su trabajo, sin embargo tienen una capacidad grande para improvisar, para salir de un punto muerto, para crear alternativas y ofrecer soluciones rápidas.  Refleja la orientación policrónica de hacer muchas cosas a la vez.
3. La jerarquía conlleva que el español tenga escaso poder de decisión a la hora de cerrar negocios, teniendo que terminar consultándolo todo con el superior. En España, a diferencia del resto de países europeos, existen mayores niveles jerárquicos dentro de la empresa.
4. La personalización puede ser un obstáculo para alcanzar el éxito en la negociación. El español se involucra de tal manera emocionalmente, que cuando negocia cualquier comentario “ofensivo” puede amenazar el proceso negociador. Según los dos estudios consideran que “para un negociador español es difícil aislarse, abstraerse personalmente de lo que está hablando, comentando, discutiendo o negociando. El español se implica mucho en todo lo que hace y, por tanto también en el proceso negociador.
5. El factor tiempo hace que la agenda de un ejecutivo español nunca sea decisiva pero sí sea orientativa. La interpretación del tiempo en el ámbito laboral tiene consecuencias inmediatas que repercuten en la puntualidad, en el cumplimiento de los plazos preestablecidos y el trato de los asuntos del día. Las reuniones se alargan y el orden del día no se suele respetar y al igual que la impuntualidad, reflejan la orientación policrónica del tiempo al representar una visión fluida, circular y relajada del tiempo. En el trabajo las cosas se planifican a corto plazo, en donde se pueden tratar varios asuntos al mismo tiempo, practicando la improvisación y en donde las interrupciones, solapamientos de turnos de palabra no ocasionan ningún problema.
6. La Flexibilidad en cuanto a la adaptación a otras culturas. Los españoles cuentan con una especial facilidad para la adaptación y el desarrollo de relaciones personales con otras personas de otras culturas. Esta habilidad es especialmente importante ya que el que exista una buena relación personal es condición imprescindible para realizar el negocio.
7. La Intuición: el español cuando negocia en otros mercados, aunque no conozca bien los aspectos culturales, sí que sabe percibir bien los mensajes que le dan. Y aunque no hable bien el idioma, entiende lo que le dicen.

Los comportamientos menos eficaces de estas características pero vista desde otra óptica distinta son:

1. La falta de preparación y de planificación de la negociación. A los empresarios les cuesta mucho esfuerzo el dedicar tiempo a esta tarea tan importante que es la de informarse sobre el país, la cultura, el sector, la empresa y las personas con las que se va a negociar, así como analizar cuáles son sus objetivos y los de la contraparte. El poder de negociación de ambas partes, quien debe realizar la primera oferta, que propuestas/concesiones y en qué contexto y a qué ritmo ponerlas encima de la mesa, en qué orden negociar los asuntos más o los menos conflictivos.
2. La falta de “precisión en las conversaciones”. A veces, en las reuniones nadie sabía cuál es el resultado de una reunión, ni está claro quién tenía que hacer qué. Las consecuencias son: fallos en el trabajo, encontrar a la persona que tenía la responsabilidad, más palabras, las problemas se multiplicaban.
3. El orgullo hace que los españoles se aferren a sus posiciones iniciales, aunque la situación haya cambiando mucho a lo largo de una negociación. Lo importante es siempre alcanzar el objetivo y no centrarse en las posiciones. En línea con el orgullo español tampoco encajan con “deportividad” las críticas y objeciones.  En general a los españoles les cuesta mucho separar lo personal de lo profesional, tomándoselo todo personalmente porque también se implican personalmente en todo lo que hacen.

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Leer más sobre nuestros cursos de Habilidades Interculturales para los Negocios de The Practice Offiice Group.

Fuente: The Practice Office Group y Ana García Merinero (leer artículo completo)

Why are international presentations different?

Because cultural factors influence the way we communicate, receive communication and interpret communication when working with people from different cultures.

Here are three areas to take into consideration:

1. Audience expectations

What are the key areas of difference between audience expectations?

Some audiences think it is important for a presentation be entertaining and show flair. So rhetoric and anecdote are very important. Latin countries tend to value this.

Other countries demand detail and lots of technical information, such as Germany, Japan and Finland.

Other countries insist on presentation features and benefits so they can make up their own mind, such as the UK.

Other countries want a clear statement of what the presentation can do for them, such as the US and India.

2. Presentation Styles vary between countries

Time

In the US, presentations are short, around 15 to 30 minutes, which is not surprising because “time” is very important to Americans.

Western Europe is a little bit longer with both the UK and Germans being used to listening to presentations of 30 to 60 minutes.

Best to ask colleagues or people from that country/culture or to research what is the norm.

Questions

Is it acceptable to interrupt a presentation to ask questions? Or should we leave time at the end of our presentations for questions? Depends.

In some countries you can interrupt a presentation to ask questions, particularly to clarify information, as in Germany because it is seen as a sign of interest not rudeness.

While in other countries questions may be asked at the end, so it’s important to plan and tell the audience they’ll be time at the end for questions.

In South East Asia, questions are often not asked at all, as it is seen as impolite! So you need to leave time at the end for people to approach you individually and ask you personally.

Style

Dynamic, traditional or personal presentation style?

In many countries without using a personal communication style you won’t connect with your audience. The audience is not interested in an impressive Powerpoint presentation; they want to feel your personal sincerity and you need to tell stories and show the kind of person you are to really connect with the audience.

In other countries a traditional formal style is acceptable with the presenter standing behind a lectern and reading the presentation.

While a dynamic style involves moving around, interacting with the audience and entertaining them, a popular style in the US.

3. Signalling it, Saying it and Summarising it

If you and your audience are not native English speakers, it´s easy for an audience to get lost and stop paying attention to you. How can we stop this happening?

It’s important that you tell your audience:

- what key points/ideas you’re going to say

- when you’re saying key points/ideas

- when you’ve finished saying key points/ideas

It may sound repetitive, but your audience will be grateful for helping them follow your presentation.

Signalling it

“I´m going to talk about three areas…”

“My first point will be…. “

Saying it

“XXX is my first point

At the end you say “That was my first point.”

Summarising it

“To summarise , I have made three points about presentations”

“ To resume, my three key points were…”

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Source: The Practice Office Group and Barry Tomalin

La Inteligencia Cultural está en auge en las Multinacionales.

La Inteligencia Cultural es la habilidad de interpretar pistas visibles de comportamiento, lenguaje corporal y lo que hay detrás de las palabras.

De este modo, cuando tus clientes/proveedores chinos te inviten a cenar, sabrás que hay que probar todo pero dejar un poco de comida para que no estés cuestionando su capacidad de ser buenos anfitriones. Y que cualquier respuesta que no sea un “sí” es un “no” porque no te van a decir “no” directamente, entonces hay que profundizar sus objeciones a través de preguntas indirectas.

HSBC, el banco multinacional de Hong Kong, atribuye una gran importancia a las diferencias culturales porque es cómo se diferencia cuando vende servicios glocales (servicios globales y locales) a sus clientes multinacionales.

El vídeo es una colección de anuncios de HSBC.

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The Practice Office Group.

En este siguiente vídeo hay un excelente ejemplo de la importancia de desarrollar las habilidades interculturales y la inteligencia cultural para preparar una negociación con chinos. No debes subestimar el factor cultural para entender las motivaciones de un negociador Chino.

El ejemplo está extraído de la película Wall Street 2 que dar un ejemplo de cómo negociar con chinos (Negociador no.2) y otro de no cómo negociar con chinos (Negociadora no.1). En este caso y en muchos casos a nivel internacional, el factor cultural es la diferencia entre llevar a buen puerto la negociación o no.

¿Cuáles lecciones positivas y negativas de negociación con chinos podemos extraer del video? Las respuestas están abajo.

Caso de negociación con Chinos. http://vimeo.com/20148299

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Algunas lecciones del caso:

• La cultura china valora tanto los modales como los negocios.
• Relaciones cercanas y de confianza son elementos fundamentales en la sociedad china por eso el rol de los Guanxi en los negocios es esencial para desarrollar relaciones de confianza y de mutuo beneficio
• Aprender ciertas frases clave en mandarín o cantonees demuestra un interés sincero por establecer una relación de largo plazo
• Las cosas buenas toman tiempo – el negociador 2 usa este refrán chino para crear empatía en la contraparte y alinearse a sus expectativas de rentabilidad a largo plazo.
• China es un continente y por eso las expectativas varían mucho entre personas de regiones diferentes del país. En el caso del vídeo Beijing es el origen de los inversores chinos en el caso, y por eso ellos pueden tener expectativas totalmente diferentes a los chinos de otras regiones del país como Guangzhou.

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